Блог
Статьи

Личный опыт: Как проверить бухгалтера?

Тема, думаю, полезна любому бизнесмену.
Во-первых, без бухгалтеров (даже привлеченных) сегодня не работает никто,за редким исключением.
Во-вторых, это один из ключевых сотрудников, так как от него зависит Ваше безоблачное и беспроблемное будущее с контролирующими органами.


Для меня истинная важность этого вопроса раскрылась не сразу – целый мешок набитых шишек и багаж опыта накопился в моей первой компании.

9 лет назад компания осуществляла только юридические услуги и пользовалась услугами приходящего бухгалтера. Так сложились обстоятельства, что в определённый момент мы с моим партнером решили пойти каждый своей дорогой. По этой же причине решено было фирму ликвидировать. Естественно, заняться этим решили самостоятельно, мы же юристы.

Начали ликвидировать фирму и столкнулись с массой (как на тот момент казалось) абсолютно нерешаемых проблем. Это нас буквально шокировало, так как беда пришла откуда ее вообще не ждали. Как оказалось, наш бухгалтер, которому мы так доверяли, проявлял халатность и не брал на себя ответственность. В итоге в процессе ликвидации вскрылись нарушения практически за все периоды сдачи отчетов. К слову, у компании была упрощенная система налогообложения, при которой отчеты в принципе подаются всего один раз в год. А за наши три года деятельности не было не единого корректно сданного баланса и декларации. Пришлось нам платить не только штрафы, но и пени, а также писать пояснения за недостоверные сведения.

Мало того, уже на тот момент (еще до периода ликвидации) у нас были постоянные блокировки счетов, несмотря на скромный оборот компании. Тогда мы самостоятельно выясняли почему так происходит, так как бухгалтер внятно ничего пояснить не мог, с его слов все должно быть «хорошо», и все эти происходящие странности не связаны с действиями бухгалтера.

Позже нами было установлено, что все письма из контролирующих органов приходили только на адрес, с которого отправлялись отчеты, доступ к нему имел только бухгалтер. Получается, бухгалтер утаивал эту информацию. Более того, выяснили, что в случае несвоевременного ответа на требования, могут заблокировать счет, начислен штраф и пени.

Тогда я не владела нюансами в бухгалтерской сфере. И в период ликвидации длившийся около года, мне пришлось научится бухгалтерии самой. Я перечитала кучу литературы, общалась чуть ли не каждый день с инспекторами, выпрашивала информацию у налоговой: «как это делается? а как - то?». На что в ответ мне говорили – «Так это все должен ваш бухгалтер делать». Но мой бухгалтер только пожимала плечами и отвечала: «Я не знаю, что мне делать. Я все делала правильно. Я не знаю откуда пени».

Поэтому свой первый шаг в сфере финансов и бухгалтерии, мне пришлось пройти самостоятельно. Как исправлять ошибки в бухгалтерии, восстанавливать заблокированные счета и налаживать отношения с налоговой. Благодаря такому опыту, когда я ликвидировала другие компании Клиентов, знала - кто допускает ошибки, мешающие ведению бизнеса.

Честно говоря, я нашему бухгалтеру благодарна. Оказавшись в этой ситуации мной получены полезные навыки в нюансах ведения бизнеса. Пришла к созданию компании, которая в комплексе будет следить за безопасностью бизнеса – и с финансовой, и с правовой стороны.

Хочу поделиться с вами чек-листом по проверке бухгалтера, сложенным из моего опыта:

1. Самый надежный и верный способ – специализированная аудиторская компания.
Такая компания имеет лицензию на проверку работы бухгалтеров. Проверка осуществляется:
- обязательным аудитом (предусмотренный законом);
- добровольным аудитом (по инициативе директора).

При наличии всех преимуществ, данный способ имеет и существенный минус – стоимость. Данный вариант проверки пользуется спросом в основном у крупных компаний.

2. Введите у себя в компании традиции:

- В случае, если «Банк – Клиентом» управляет бухгалтер – самостоятельно контролировать движение денежных средств по счету на ежедневной основе.
В том случае, если вы выявите «неопознанный» перевод в тот же день, у вас будет возможность остановить такую операцию. В данном случае вы снижаете риск мошенничества и постоянно контролируете финансовые потоки.

- Держите на видном месте календарь сдачи отчетности и контролируйте ее сдачу:
Во-первых, ваша отчетность всегда будет сдана в срок, чтобы избежать штрафов. Во-вторых, запросив предварительную отчетность на конец квартала с 25 по 30 число – вы сможете провести анализ предполагаемых налоговых выплат, а также заранее законно оптимизировать налоги.

- Проводите сверку расчетов с налоговой:
Делать это нужно ежеквартально. Контролируйте задолженность перед бюджетом, так как ее появление увеличивает сумму к уплате с каждым днем. Такой отчет можно запросить и у бухгалтера.

- Ежеквартально, после сдачи отчетов
обращаться к сервису за официальными сведениями о возможных требованиях со стороны контролирующего органа https://service.nalog.ru/bi.do (данным сервисом пользуются банки при сотрудничестве с Обществом)

- Контролируйте правильность оформления документов по всем финансовым сделкам прежде, чем подписать их.
Если от вашего лица по доверенности действует представитель – тщательнее и чаще проверяйте его действия. При выявлении ошибок не относитесь к ним снисходительно, так как она может повлечь за собой массу неприятностей.

- Пропишите в трудовом договоре и должностной инструкции с бухгалтером обязанность по своевременной сдаче бухгалтерской отчетности.
Формулировка может быть такой:

«Главный бухгалтер должен выполнять обязанности, предусмотренные бухгалтерским, налоговым и трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами Работодателя и должностной инструкцией главного бухгалтера».

В таком случае, за нарушение сроков сдачи бухгалтера можно будет привлечь к ответственности (дисциплинарной или административной).

- Включите в трудовой договор еще и положение о полной материальной ответственности бухгалтера и обсудите с бухгалтером о понимании им данной формулировки:
«Главный бухгалтер несет полную материальную ответственность за ущерб, возникший у Работодателя из-за ненадлежащего выполнения им своих должностных обязанностей».
Так, главный бухгалтер будет нести материальную ответственность в полном размере за ущерб, причиненный им при исполнении трудовых обязанностей.

____________________________________________________________________________

Хочу пожелать Вам удачи с ответственными кадрами и уберечь вас от моей ошибочной доверчивости. Какие бы обещания не давал вам сотрудник – доверяйте, но проверяйте.